Thủ thuật tin học văn phòng

Thủ thuật tin học văn phòng
Rate this post

Những thủ thuật tin học văn phòng cần biết!!!

Cho thuê máy tính giới thiệu một vài thủ thuật nhỏ để giúp các bạn dùng hữu ích hơn về tin văn phòng.

Cho thuê laptop cho rằng với những phím tiện ích riêng sẽ giúp các thao tác làm việc nhanh hơn và chuyên nghiệp hơn.

Thuê laptop Hà Nội nhận thấy Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office.

– Những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts.

– Đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng. Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật tin học đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint.

Thuê máy tính Hà Nội cho rằng với những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình. Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơn. Khi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trang trí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản. Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạo các phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóng chèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:

– Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn“Symbol…”.

– Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượng cần thiết để gán phím tắt.

– Bạn bấm vào nút “Shortcut Key…” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.

– Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press newshortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.

– Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.

– Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác. Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạn làm như sau:

– Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >“Symbol…” để mở ra cửa sổ “Symbol”.

– Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab“Symbols”.

– Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key…” để mở ra hộp thoại “CustomizeKeyboard”.

– Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đã chọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.

– Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác. Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng Office. Trong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trong việc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím. Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết Microsoft Office:

– Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưng cũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel…

– Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.

– Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ.

– Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từng chữ cái.

– Ctrl+Shif+mũi tên “lên”, “xuống”: chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.

– Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.

– Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+Tcho ký hiệu ™Microsoft Outlook

– Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.

– Ctrl+2: mở Calendar.

– Ctrl+3: mở Contacts.

– Ctrl+4: mở Tasks.

– Ctrl+5: mở Notes.

– Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.

– Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.

– Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.

– Ctrl+R: trả lời tin nhắn.Internet Explorer (IE) và Firefox

– Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.

– Alt+Home: trở về trang chủ.

– Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.

– Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.

– F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.

– F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.

– ESC: ngừng tải trang web.

– Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.

– Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôi đen văn bản hiện hành.

– Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.

– Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox. Công cụ ẩn trong Microsoft Office.

Thuê máy tính Hà Nội cho rằng nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấpcho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn StartMicrosoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office MicrosoftOffice Tools với MS OFfice 2003.

Thuê laptop giá rẻ cho rằng nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạn sẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools.

– Riêng Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặt Microsoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần(Installed on First Use).

– Một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối với những công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bên mình. Microsoft Office Picture Manager Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việc quản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnh sửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạng ảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thể tiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office PictureManager. Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer được thiết lập ở chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn của thư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcut đến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tại đây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn. Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File LocatePictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cần xoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứa ảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổi sang. Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sáng tối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lại kích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trước khi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.

Thuê máy tính giá rẻ cho rằng Microsoft Office Document Scanning và Microsoft Office Document ImagingMicrosoft Office Document Scanning giúp bạn quét các văn bản thông qua cácmáy quét còn Microsoft Office Document Imaging là công cụ giúp bạn xử lý các văn bản đã được quét vào máy tính. Để sử dụng được MS Document Scanning, bạn cần phải có máy quét. Trước khi tiến hành quét văn bản bạn hoàn toàn có thể thay đổi các thiết lập trong MSDocument Scanning bằng cách đánh dấu vào mục Show Scanner Driver DialogBefore Scanning, sau đó mỗi lần quét bạn hãy nhấn vào Preset Options.

EditSelected Preset để thay đổi các thiết lập quét. Bạn cũng có thể tạo ra những bộ thiết lập riêng cho mình bằng cách chọn Create New Presets.Trong Preset Options > Edit Selected Preset Advanced, bạn đặc biệt chú ý đến 2 mục quan trọng đó là General > Create Shortcut. Mục này cho phép tạo một shortcut đến những thiết lập riêng của bạn đối với mỗi loại tài liệu cần quét thường xuyên, giúp công việc quét trở nên nhanh hơn và tiện lợi hơn. Mục thứ 2 cần phải chú ý đó là Processing. Trong mục này bạn sẽ thấy các lựa chọn hay thiết lập đốivới OCR phục vụ cho công việc nhận dạng văn bản trong MS Document Imaging (chú ý chỉ có thể nhận dạng tiếng Anh, chưa hỗ trợ nhận dạng tiếng Việt). Đã quét được tài liệu thành định dạng ảnh, bạn hãy dùng MS Document Imaging để xử lý.Với MS Document Imaging, bạn có thể nhận dạng và chuyển tài liệu đã được quét thành dạng ảnh sang định đạng MS Word bằng cách Tools Send Text to Word (chú ý nếu bạn vẫn chưa nhận dạng khi quét văn bản bạn có thể nhận dạng lại bằng cách Tools Recognize Text Using OCR). MS Document Imaging hỗ trợ 2 định dạng tệp tin hình ảnh quét TIFF và MDI(Microsoft Document Imaging). Để chia sẻ tệp tin hình ảnh quét bạn nên dùng định dạng TIFF. Tuy nhiên định dạng TIFF sẽ chiếm dung lượng lớn hơn rất nhiều so với MDI. Thử nghiệm cho thấy 1 tệp tin định dạng TIFF có dung lượng lên tới1.2MB, nhưng cũng là tệp tin đó nếu lưu dưới dạng MDI chỉ có 333KB. MicrosoftClip Organizer. Đây là công cụ giúp bạn quản lí và sử dụng clip art trong các ứng dụng Microsoft Office hoặc có thể giúp bạn tìm kiếm clip art trực tuyến trên mạng bằng cách Tools Clips online. Bạn cũng có thể nhập clip art bằng tay bằng cách chọn File Add Clips To Organizer, chương trình sẽ giúp bạn hoàn tất công đoạn còn lại. Microsoft Office 2003 Save My Settings WizardMicrosoft Office 2003 Save My Settings Wizard chỉ có trong Microsoft Office 2003.

Thuê máy tính xách tay cho rằng đây là công cụ giúp bạn lưu trữ những thiết lập của riêng bạn đối với mỗi ứng dụng trong bộ MS Office. Như vậy bạn hoàn toàn có thể khôi phục lại toàn bộ những thiết lập của bạn nếu có bất kì sự thay đổi hay mất mát nào xảy ra. Hoặc bạn có thể dùng những định dạng đã lưu đó để ứng dụng với các bộ MS Office trên các máy tính khác. Microsoft Office Application Recovery. Đây là công cụ giúp bạn đóng bất kì một ứng dụng MS Office nào đã bị treo và khôi phục lại công việc trước đó của bạn. Microsoft Office Language Settings. Đây là công cụ cho phép bạn thiết lập các lựa chọn ngôn ngữ đối với các ứng dụng trong bộ Microsoft Office. Bạn có thể thêm vào hay gỡ bỏ các ngôn ngữ khác nhau trên danh sách Enabled hoặc thay đổi ngôn ngữ mặc định cho các ứng dụng trong bộ MS Office. Microsoft Office Access Snapshot Viewer Microsoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn lựa chọn có cài đặt Microsoft Access. Đây là công cụ giúp bạn xem qua thông tin về tệp tin Access thông qua các snapshots. Bạn có thể tạo ra các snapshots và chia sẻ với người sử dụng khác nếu họ không có Microsoft Access bằng cách gửi cho họ một bản copy chương trình snapshots của bạn. Theo mặc định chương trình này được lưu tại thư mục sau C:\Program Files\Common Files\Microsoft Shared\Snapshot Viewer hoặc có thể tải về trên trang web của Microsoft. Digital Certificate for VBA Projects. Đây là ứng dụng giúp bạn tạo ra chữ kí điện tử (digital certificate) cho các dự án macro viết bằng VBA của bạn.Tổng quan, Microsoft Office Tools thực sự là những công cụ cũng tương đối hữuích. Bạn hãy khai thác thêm bằng cách ứng dụng thực tế. Có thể nói, hãy sử dụng các công cụ của bộ MS Office để quản lý bộ phần mềm này hiệu quả hơn. Thủ thuật với Microsoft OfficeMicrosoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mới tiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnh tiềm ẩn” của MS Office.

– Những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biết đến hay những shortcuts. Đều gần như không được biết đến hay không được sử dụng.Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủ thuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nói những thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòng này, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng của mình. Tuy nhiên chúng tôi cũng xin chú ý bạn là hầu hết những thủ thuật sau đây sẽ vận hành rất tốt đối với phiên bản Microsoft Office XP và 2003.

Thủ thuật chung phóng to hay thu nhỏ. Nếu bạn đang sở hữu một mouse (con chuột máy tính) có thanh cuộn ở giữa (scroll button) thì bạn hoàn toàn có thể phóng to hay thu nhỏ văn bản của mình trong cửa sổ MS Office cực kì nhanh chóng bằng cách giữ phím Ctrl và xoay thanh cuộn

– Xoay lên phía trước là phóng to và về phía sau là thu nhỏ lại. Định dạng nhanh chóng Một trong những “viên ngọc ẩn” trong MS Office chính là Format Painter

– Có hình dáng như chiếc chổi sơn trên thanh công cụ chuẩn(Standard toolbar). Nếu chưa có bạn có thể vào Tool Commands, tìm đến mục Format và kéo biểu tượng của công cụ thả vào thanh công cụ chuẩn. Khi bạn nhắp chuột vào biểu tượng chiếc chổi sơn, công cụ sẽ copy lại định dạng văn bản tại nơi con trỏ chuột xuất hiện. Nếu bạn lựa chọn cả một đoạn (paragraph) hay một ô (cell) rồi mới nhắp chuột vào biểu tượng công cụ thì định dạng của đoạ nhay ô đó sẽ được sao chép lại. Sau đó bạn chỉ cần kéo chuột lựa chọn đoạn văn bản bạn muốn “dán” định dạng giống như đoạn nguồn là xong. Bằng cách nhắp đúp chuột lên biểu tượng của Format Painter, bạn có thể áp dụng định dạng đã được sao chép liên tục cho đến khi bạn ấn phím Esc. Thêm nhiều lựa chọn hơn Nếu bạn giữ nguyên phím Shift sau đó chọn File trong ứng dụng Word hoặc trong cửa sổ soạn e-mail mới của Outlook, bạn sẽ thấy sự thay đổi trong menu File. Với Word và Outlook bạn sẽ thấy có thêm lựa chọn SaveAll và Close All còn trong Excel bạn sẽ chỉ thấy có Close All.Xuống dòng không tạo chỉ mục. Trong một đoạn có chỉ mục nếu bạn muốn xuống dòng mà không muốn dòng đó có chỉ mục thì bạn chỉ cần ấn tổ hợp phím Shift-Enter. Lần tới bạn ấn Enter để xuống dòng và tiếp tục theo danh sách chỉ mục.

Trên là 1 số mẹo nhỏ thông dụng trong Office, còn rất nhiều những thủ thuật trong Office, mẹo hay có tại cho thuê laptop giá rẻ. Các bạn tham khảo thêm tại website:http://bk4.com.vn/

Comments

comments